Teknologi accounts mauju invoice processing dapat mempermudah pekerjaan departemen hutang secara optimal. Alat otomatis terhitung lebih menghemat pas maupun biaya. Bagi tim AP yang akan melakukan pemrosesan faktur bersama mengfungsikan Mauju Invoice Management Software, review panduan berikut:
- Pemrosesan Faktur Tanpa Kertas
Panduan pertama yaitu mengawali pemrosesan secara paperless, yaitu tidak mengfungsikan kertas. Tapi untuk dipahami, bahwa metode paperless dalam pemrosesan ini terhitung mengimbuhkan risiko. Kemampuan jadi terbatas didalam menyederhanakan fungsi AP.
Tapi jika memang idamkan melakukannya tanpa mengfungsikan kertas, mesti diawali berasal dari vendor yang mengimbuhkan faktur. Lalu bagaimana jika pemasok berikut masih enggan mengirimkan e-invoices? Ada dua pilihan yang sanggup dicoba, yaitu:
Pilihan pertama adalah menegaskan pemasok agar berkenan menagih bersama menggunakan e-invoice. Tim keuangan sanggup sedia kan format invoice yang telah tersedia agar pemasok sanggup memasukan teliti lebih mudah.
Lalu pilihan yang ke-2 yaitu men-scan atau memindai faktur yang diterima berasal dari pemasok. Pemasok sanggup langsung mengirimkan invoice ke tim keuangan yang lantas akan diforward ke e-mail OCR, teknologi terkini yang sanggup memidai teliti invoice secara akurat.
- Pusatkan Data dan Proses Anda
Panduan setelah itu yaitu memusatkan information serta proses. Fungsi AP secara paperless itu memang berfungsi bagi lingkungan, yaitu mengurangi penebangan pohon. Tapi lebih berasal dari itu, Anda sanggup melakukan pemusatan information secara mudah.
Melalui sistem digital yang dilakukan, faktur akan diubah jadi data. Setelah itu sanggup dilanjutkan pada workflow secara otomatis. Pemrosesan ini terhitung mengimbuhkan komunikasi terpadu atas invoice dan kebolehan integrasi.
Contohnya kala terhadap sistem terkandung faktur yang memerlukan verifikasi. Apabila ada purchase order yang ditarik berasal dari sistem akuntansi terintegrasi, secara otomatis software akan melakukan pencocokan data. Fungsinya untuk menegaskan validitas dan memberi dokumen yang memadai kepada approvers.
Selanjutnya pastikan bahwa faktur sanggup diproses dan dipertanggungjawabkan. Apabila seluruh telah berada terhadap sistem yang sama, maka sanggup melanjutkan fungsi AP. Pemrosesan seterusnya akan lebih gampang dilakukan.
- Menetapkan (dan Melacak!) KPI
Ketika mengfungsikan praktik paperless, KPI akan lebih gampang dilakukan. Sistem tanpa kertas itu melacak bersama cepat dan mengakibatkan tanda pas pas tindakan terjadi. Karena itulah jejak audit akan gampang dicari pada Advanced Search plus Reporting.
Jejak audit itu berfungsi mengimbuhkan akuntabilitas. Selain itu terhitung mengontrol bersama catatan yang terkandung di middle feed. Keuntungannya, seluruh akan berada terhadap satu halaman dan tindakan information diaudit bila kapan waktu memerlukan referensi.
Ada cara lain untuk melacak KPI, yaitu lewat pelaporan di Invoice Management Dashboard. Lewat cara berikut akan diketahui jika tersedia keterlambatan yang berulang-ulang atau approvers lama didalam memproduksi persetujuan. Penyebab kasus berikut sanggup langsung diketahui.
Dalam sistem ini, tersedia lebih dari satu perihal untuk dipertimbangkan. Pernyataan sanggup dibuat bersama topik sebagai berikut:
- Rata-rata pas membayar tagihan.
- Biaya memproduksi faktur.
- Seberapa sering melakukan keterlambatan pembayaran.
- Seberapa sering tersedia pembayaran tangkap.
- Waktu yang diperlukan untuk menyetujui invoice.
- Mempermudah Komunikasi Faktur
Tentu lebih dari satu perusahaan pernah terima persetujuan tagihan, tapi tidak tersedia buktinya. Atau tidak mendapatkan dokumentasi atas faktur yang masih diragukan keasliannya. Membuka pesan atau e-mail malah menggunakan waktu.
Apabila berkomunikasi bersama tim terkait invoice, pasti idamkan menegaskan jika seluruh komunikasi tersedia terhadap tempat yang terpusat. Lokasi berikut terhitung gampang digunakan sebagai rujukan. Begitu pula yang tersedia di middle feed.
Pada middle feed, seluruh komunikasi faktur telah terpusat, merasa berasal dari pertanyaan, komentar, serta jawaban. Hal berikut mempermudah komunikasi invoice. Apalagi telah disempurnakan konteks dan mendukung akuntabilitas.
Hemat Waktu dan Uang bersama Mengotomatiskan Invoice Processing bersama Peakflo
Jika idamkan menghemat pas serta biaya, solusi yang paling pas yaitu mengotomatiskan invoice processing accounts mauju menggunakan perangkat lunak. Peakflo merupakan software yang mengimbuhkan kemudahan tersebut. Pemrosesan faktur tidak mesti kembali dijalankan secara manual.
AP Automation adalah kunci untuk menyederhanakan urutan kerja faktur Anda sekaligus tingkatkan akurasi pekerjaan. Lihatlah bagaimana Peakflo accounts mauju automation software memungkinkan Anda mengendalikan pemrosesan faktur dan tagihan.
Peakflo memiliki fitur otomatis AP yang menggunakan digital technology guna mengatasi faktur berasal dari vendor secara efektif. Mulai berasal dari tanda terima hingga arsip telah dijalankan otomatis. Jika Anda tertarik, sanggup berkunjung ke halaman account mauju atau cek tur produk kami.
Jadi, invoice processing adalah fungsi bisnis yang benar-benar penting. Pemrosesan faktur akan lebih gampang dijalankan bersama mengotomatiskan. Caranya yaitu mengotomatiskan sistem berikut merasa penerimaan faktur hingga pencatatan terhadap pembukuan.